Microsoft Power Automate まとめ

Microsoft Power Automate – Process Automation Platform | Microsoft

Microsoft Power Automate 概要

• Power Automateの紹介：Power Automate（旧称Microsoft Flow）は、請求書の発行やExcelへのデータ入力など、繰り返し行う作業の自動化を可能にします。これにより、単調な作業の負担を軽減し、ミスを減らすことができます。

• Power Automateの機能：このサービスは、APIを備えたクラウドサービスだけでなく、ローカル端末のファイルやアプリケーションのタスクも自動化できます。WindowsやWebアプリケーションで繰り返し行われるタスクを自動化するためのUI Flow機能が含まれています。

• Power Automateを利用するメリット：日常的に発生する単純作業の大幅な削減と、会計処理などの人為的ミスを減らすことができます。これにより時間の節約と精神的負担の軽減が期待できます。

• Power Automateの特徴：

  • テンプレートを活用して自動ワークフローを素早く作成。
  • 非エンジニアでも直感的にワークフローを作成可能。
  • クラウドネイティブサービスによるコスト最適化。
  • サービス間の強力な連携と高い信頼性。
  • プログラミングやデータサイエンスの知識がなくてもAI機能を活用可能。
  • モバイルからも操作可能で、高い自由度の自動化を実現。

• 自動化に適した業務の種類：定型業務には適していますが、人間の判断が必要な非定型業務には適していません。

• 価格とプラン：ユーザー別とフロー別のライセンスについて触れており、Power Automateの無料版には制限があることが警告されています。

• 使用方法チュートリアル：セットアップやインストールからフローの作成、実行までの6ステップガイドを提供しています。

• 活用例：申請から承認までのフローの自動化、Web会議の出席状況の集計、データファイルの自動保存など、Power Automateの具体的な使用例が紹介されています。

Microsoft Power Automateの利点と欠点

利点：

• 使いやすさ: Power Automateはユーザーフレンドリーで、技術的な知識がないユーザーでもワークフローを作成できます。
• 他のアプリケーションとの統合: SharePoint、Outlook、Slackなどのアプリとの統合用に数多くのビルトインコネクターを提供します。
• カスタムコネクター: ユーザーは、トリガーやアクションを定義し、APIとの通信を記述することで、カスタムコネクターを作成できます。
• タスク優先順位付け: 高優先度のメールに対して自動的にアラートを作成するなど、タスクの優先順位付けの自動化が可能です。
• データ共有とアクセス: サービスを接続し、Google DriveとOneDrive間でファイルをコピーするなど、サービス間のフローを作成できます。

欠点：

• パフォーマンスへの影響: 複雑なワークフローはパフォーマンスに大きく影響します。
• フロー頻度の制限: 無料プランでは最大フロー頻度が15分で、アプリベースのプランでは1分です。
• SharePointの権限変更: SharePointのアイテムに対する権限変更にはサードパーティのコネクターが必要です。
• ワークフローの制限: ワークフローごとに最大250アクション、順次ワークフローのみサポート。
• ワークフローインスタンスの保存期間: ワークフローインスタンスは30日間のみ保存され、ビジネスにとって重要なプロセスには不十分かもしれません。

フロー種別

Power Automateの異なるタイプのフローの概要

1. クラウドフロー:

   • 自動的に、即座に、またはスケジュールによってトリガーされるオートメーションに使用。
   • タイプ:
     1. 自動フロー: メールの到着やソーシャルメディアの言及などのイベントによってトリガーされる。クラウド/オンプレミスサービスのコネクタを使用。
     2. 即時フロー: ボタンクリックでオートメーションを開始。デスクトップやモバイルデバイスでの繰り返しタスクに便利。例えば、モバイルデバイスからボタンを押してリマインダーを即座に送信。
     3. スケジュールされたフロー: スケジュールに基づいてタスクを自動化。例えば、SharePointやデータベースへの日次データアップロード。

2. デスクトップフロー:

   • ウェブやデスクトップでのタスクを自動化。

3. ビジネスプロセスフロー:

   • 組織のプロセスを通して人々を導くために使用される。何らかの結論に達する必要があるインタラクションに対して。
   • 人々が組織が定義したプロセスを進めるための合理化されたユーザーエクスペリエンスを提供。異なるセキュリティロールの人々に最適な作業体験をカスタマイズできる。

親子フローの概念と利点

親子フローについて:

• 定義: Power Automateにおいて、親フローは他のフローをトリガーし、子フローはより小さな、特定のタスクを実行します。この構造により、ワークフロー内の共通コンポーネントのモジュール化が可能になります。

利点:

1. 再利用可能性: 親子フローを使用することで、ワークフローの異なる部分で共通のプロセスを簡単に再利用でき、時間と労力を節約できます。
2. メンテナンスの容易さ: 子フローに加えられた変更やアップデートは、使用されているすべてのインスタンスに反映されるため、手作業を減らし、人為的ミスのリスクを低減します。

親子フローの作成方法:

• この記事では、Power Automate内で親フローと子フローを作成する手順を詳細に説明し、子フローの適切なトリガー選択と応答アクションの重要性を強調しています。

注意点:

• 著者は、これらのフローをソリューション内で作成する必要があること、子フローのトリガーには手動を選択すること、そして子フローで親フローとの効果的なコミュニケーションのために応答を定義する必要があることを強調しています。